Der beste Weg zum digitalen Projekterfolg – eine guided Tour

Zeit, Budget und Anforderungen – drei typische Faktoren und drei Hauptgründe, an denen die meisten digitalen Projekte bereits im ersten Anlauf scheitern. Viele digitale Vorhaben schaffen es selten von einem Board oder aus einer Schublade heraus in die Welt, sondern treten den bekannten Weg in die berühmte Ablage „P“ an. Doch warum ist es so schwierig, digitale Projekte erfolgreich zu gestalten? Und wie kann eine externe Expertise genutzt werden, um Leitfragen frühzeitig zu klären und dem Nutzer beim Anforderungsmanagement eine Hauptrolle zuzuweisen?

Warum digitale Projekte nicht immer auf Anhieb gelingen

Ein durchdachtes Zeitmanagement gehört zum A und O eines jeden erfolgreichen Projekts. Häufig wird aber schon hierbei der Umfang des Projektes nicht mit der angemessenen Zeit eingeplant oder kein verbindliches Ende für einen sogenannten Sprint gesetzt. So entwickelt das Projektvorhaben recht schnell ein Eigenleben, in dem immer wieder Deadlines verschoben und flexibel ausgedehnt werden. Ähnlich verhält es sich auch beim Thema Budget, wobei es entgegen manch anderer Meinung in der Regel nicht daran liegt, dass nicht genügend Budget vorhanden ist. Im Gegenteil: Immer mehr Studien zeigen auf, dass ungenutztes Budget nur darauf wartet, abgerufen zu werden.

Wenn es also nicht am fehlenden Geld liegt, woran dann? Zeit und Budget bedingen sich. Nur wenn von Beginn an der Projektumfang richtig eingeschätzt wird, kann auch das Budget realistisch geplant werden. So sinkt die Gefahr, immer neues Budget investieren zu müssen und dass sich das Projekt in ein schwarzes Loch verwandelt. Das Projektteam sollte sich daher immer an die Leitlinien des Budget- und Zeitplans halten und diesen konsequent überprüfen und kritisch hinterfragen, damit beim Einsatz von Zeit und Geld das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Vor allem aber muss das Budget effizient mit der richtigen Expertise eingesetzt werden. Fehlt jene benötigte Expertise innerhalb des eigenen Unternehmens, sollte deshalb nicht davor zurückgescheut werden, externe Experten zu konsultieren.

Doch selbst wenn den grundlegenden Projektfaktoren Budget und Zeit Rechnung getragen wird, scheitern gerade im digitalen Bereich viele an der ganzheitlichen Definition der Anforderungen. In den meisten Projekten werden Rahmenbedingungen nicht richtig hinterfragt und geschärft. Häufig werden zu viele Menschen und Stakeholder berücksichtigt und immer wieder neue Anforderung aufgenommen, wodurch das ursprüngliche Ziel bzw. Problem aus dem Fokus und in weite Ferne rückt. Dabei wird oft die Frage nach dem wichtigsten Anforderer vergessen: Ist es das Unternehmen selbst oder der Nutzer persönlich?

Und auch wenn das Ziel von vornherein bekannt ist, da eine gewisse Idee vorherrscht oder ein spezieller Schmerzpunkt ausgemacht wurde, stellt sich die meist komplexe Frage nach dem richtigen Weg. Oft wird sprichwörtlich der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr gesehen und somit auch nicht der ideale Weg, weshalb schnell in die falsche Richtung abgebogen wird. Handeln die verantwortlichen Personen zudem nach dem altbekannten Prinzip des „alles auf einmal Wollens“, wird das Anforderungsmanagement frühzeitig zur Tortur, da die Anforderungen verwässert werden und bald an zu vielen Ecken Brände gelöscht werden müssen.

Das ideale Anforderungsmanagement

Der erste und wichtigste Schritt beim Thema Anforderungsmanagement ist es, den ersten Schritt überhaupt zu gehen. Die Anforderungen müssen genau gebündelt werden, damit definiert werden kann, was innerhalb einer bestimmten Zeit sowie eines gewissen Umfangs und Budgets realisierbar ist. Hierbei ist es wichtig, dass vom Gleichen gesprochen und das Gleiche gewollt wird. Es muss demnach auch sichergestellt sein, dass ein einheitliches und klares Verständnis für Aufwand und Qualität geschaffen wird.

Des Weiteren müssen die Anforderungen von den richtigen Experten aufgenommen, überprüft und hinterfragt werden, wobei der Gedanke an den Nutzer auf keinen Fall vernachlässigt werden darf. Stakeholder, Anforderer und ebenjene Nutzer müssen nämlich von Anfang an verstanden und abgeholt werden. Die Anforderungen sollten außerdem in ein Format gebracht und in Lösungen umgewandelt werden. Wichtig hierbei ist vor allem die Priorisierung, damit der Fokus auf die wichtigsten Anforderungen nicht nur geschärft, sondern verbindlich wird.

Ein weiterer Aspekt, der gewährleistet werden muss, ist die Qualitätssicherung. Nützlich hierfür sind die typischen W-Fragen:  Wer ist für was verantwortlich? Wer macht was? Was fehlt noch? Bei nutzerzentrierten Prozessen werden die Anforderungen dann so begleitet, dass sich niemand im Technischen verliert, und so kommt das Projektteam schnell an den Punkt, an dem eine Roadmap benötigt wird. Diese ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Projektes, da eine Roadmap alle notwendigen Punkte wie Ziel, Anforderungen, Ressourcen, Zeit, Budget etc. in die richtige Reihenfolge bringt und somit ein genauer Fahrplan entsteht, der für alle Involvierten als Leitfaden dient.

Der Faktor externe Expertise

Eine externe Expertise sollte niemals zum Selbstzweck praktiziert oder dafür genutzt werden, um eigene externe Kapazitäten gewinnbringend zu verkaufen. Externe Berater sind dafür da, Projektteams zu befähigen, anstatt diesen nur vorgesetzt zu werden. Sie sollen Impulse geben, sei es aus eigenen Projekten oder dem Markt heraus, und so in allen Punkten die Expertise weitergeben und sie bei dem zu Beratenden aufzubauen. Mit einer externen Expertise können so neben den wesentlichen Kernpunkten auch fehlende Fachexpertisen ausgeglichen und als verlängerte Werkbank genutzt werden, damit eine Wertschöpfungskette von der Idee bis zur Entwicklung gebildet werden kann.

Teams sollen dabei begleitet werden, Zeit und Budget wie auch Umfänge immer im Blick zu halten, damit gewährleistet wird, dass für das Ziel immer das Optimale herausgeholt werden kann. Eine der wichtigsten Aufgaben ist daher das „Brückenschlagen“ für die Teams innerhalb der Projekte und das Ausrichten der Teams. Externe Experten sollten Kommunikationsspezialisten sein, welche die Anforderungen verständlich ausarbeiten können, damit immer die gleiche Sprache innerhalb eines Projekts gesprochen wird – von den Stakeholdern über Designer und Entwickler bis hin zum Nutzer.

Der erste Schritt beginnt für die extern Experten meist mit der begleitenden Planung der Anforderungspakete, um komplexe Bedarfe besser zu verstehen und zu erkennen. Sowohl Anforderungen als auch Bedarfe sind von außerhalb wesentlich einfacher zu betrachten, da sie unvoreingenommen aufgenommen und hinterfragt werden können. Vor allem wenn es darum geht, den Nutzer in den Fokus zu stellen, können so Hürden besser erkannt und abgebaut werden. Für Unternehmen kann es somit von unschätzbarem Wert sein, jemand Externes zu haben, der stetig herausfordernd prüft und den Projektteams transparent erklärt, warum zukünftig manche Aspekte berücksichtigt werden müssen, die vorher unter Umständen nicht als wichtig erachtet wurden. Aber auch um neue Nutzungsaspekte herauszufiltern, die noch gar nicht existieren und wahrhaftig zu einem Alleinstellungsmerkmal entwickelt werden können.

Falls die Umsetzung in einem bestimmten Zeitrahmen und mit den gegebenen Ressourcen als unrealistisch eingestuft wird, können Experten zudem auch dabei helfen, realistischere Ziele zu stecken. Den ersten Schritt zu gehen bedeutet schließlich auch machbare Vorhaben zu identifizieren, die den Nutzern zugute kommen und mit denen die Stakeholder abgeholt werden können. Denn die Komplexität bei solchen Unternehmungen liegt immer im Detail und den genauen Umfang zu definieren, der den größten Impact verspricht, stellt nach wie vor eine der größten Herausforderung dar. Gerade bei der nachhaltigen Ausrichtung digitaler Produkte/Services gilt deshalb auch, die Entwicklungen auf dem Markt im Blick zu behalten und weiterzugeben, damit Problemstellungen besser erkannt und Lösungen gefunden werden können. Vor allem geht es aber darum, für Verständnis zu sorgen. Dies gelingt nur, wenn Berater niemals als Klugredner auftreten, Strukturen aufdrücken oder Tools erzwingen, sondern mit Passion, Flexibilität und Herzblut Probleme lösen.

Die Ausrichtung auf den Nutzer

Die erste Frage in einem digitalen Projekt sollte immer lauten „Wo ist der Mehrwert?“. Und die zweite: „Ist der Nutzen ein realer Nutzen?“ In den meisten Fällen müssen diese Fragen verneint werden. Schnell stellt sich heraus, dass die Ausrichtung nicht mehr passt und um ein paar Grad abgewichen wurde. Das zugrundeliegende Problem ist dabei oftmals, dass Lösungen schlicht so gestaltet werden, dass sie für die verfügbaren Technologien passen anstatt auf Nutzerbedürfnisse einzugehen. Doch wie soll eine Organisation erfolgreich nach einem gewinnbringenden Ziel ausgerichtet werden, wenn ausschließlich verfügbare Technologien betrachtet und nach ebenjenen agiert wird?

In der heutigen digitalen, schnelllebigen Welt ist es wichtiger denn je, ein gutes Gleichgewicht zwischen Business Value und Customer Value zu finden. Den Nutzern Gehör zu schenken bedeutet hierbei auch dem Service-Design-Gedanken eine Hauptrolle zuzuweisen, denn es gilt zu verstehen, dass der Mitarbeiter bei B2B- oder B2C-Enterprise-Systemen ebenso einen Nutzer darstellt. Ein Nutzer, der durch die täglich steigende Anzahl an digitalen Produkten und Services in seinen Bedürfnissen und Anforderungen immer anspruchsvoller wird.

Wird der Nutzer demnach von Beginn an in den Mittelpunkt eines Projektvorhaben gestellt, entstehen eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die reine Nutzerzufriedenheit hinausgehen. So können durch eingesammeltes Nutzerfeedback Anforderungen klarer definiert und somit Ressourcen viel zielführender eingesetzt werden, was gleichwohl die gesamte Produktivität steigert. Dieses Sparen von Zeit und Geld setzt sich aber auch nach dem Release in verminderten Schulungs- und Supportaufwänden fort. Denn da das Produkt/der Service dank des durchgehenden Nutzerfokus bestmöglich auf dem Markt etabliert werden kann, fallen auch zentrale Nachbesserungen weg, die viele Produkte und Services nach Markteinführung begleiten.

Des Weiteren haben digitale Produkte und Services, die mit dem nutzerzentrierten Ansatz entstehen, eine höhere Akzeptanz, da sie verständlich sind und positive Emotionen hervorrufen, wodurch der Nutzer das Produkt oder den Service auch wiederholt gebrauchen wird. Dies schafft überdies einen Wettbewerbsvorteil, da wirklich auf die Nutzerbedürfnisse eingegangen und somit mit dem Produkt/Service ein Problem gelöst wird, welches dem Nutzer einen wahren Mehrwert bringt.

Wenn die Nutzer über die Bedienung nicht nachdenken müssen, sondern diese einfach funktioniert und Spaß macht, behalten die Nutzer nachhaltig digitale Produkte/Services im Kopf und nutzen diese häufiger bzw. empfehlen diese auch weiter. Der Anspruch, Probleme der Nutzer zu lösen, sollte daher immer mehr im Vordergrund stehen, denn digitale Produkte/Services werden am Umgang mit diesen gemessen. Hierbei ist die User Experience ein wichtiger Meilenstein beim Durchdringen der zusätzlichen Komplexität. UX beginnt nicht erst, wenn das Bedürfnis erwacht, sondern viel früher.

Doch auch wenn ein Nutzerverständnis vorhanden ist, müssen die zuvor genannten Rahmenbedingungen natürlich genau abgesteckt werden. Es muss klar und eindeutig verstanden werden, was überhaupt die Anforderungen sind und ob sie im Einklang zum Business Case stehen. Nur dann kann der Nutzergedanke nachhaltig etabliert und ein Projektvorhaben von Anfang an so geplant und gestaltet werden, dass einem erfolgreichen Abschluss keine unvorhergesehenen Hürden im Wege stehen und das Projekt nicht schon vor dem Startschuss auf Grund läuft.

_______

Quellen:

https://www.linkedin.com/pulse/design-sprints-k%C3%BCrzester-zeit-zu-messbaren-paul-lipodat/

Eigene verlinkte Artikel:

Roadmaps:

https://www.forwerts.com/articles/?artikel=digital-roadmaps-zielgerichtete-transformation-und-strategische-direktion

Komplexität:

https://www.forwerts.com/articles/?artikel=wie-user-experience-beim-durchdringen-von-komplexitaet-hilft

UX:

https://www.forwerts.com/articles/?artikel=was-bedeutet-user-experience-der-weg-zum-unverzichtbaren-bestandteil-heutiger-produkte-services